Warum wir Retrospektiven als produktive Zeit betrachten sollten

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Zeit ist Geld!

Ihr kennt den Ausspruch. Besonders, wenn ihr in einem Dienstleistungsunternehmen arbeitet.

Dort kennen wir den Zusammenhang zwischen produktiver Zeit und dem Erfolg des Unternehmens. Warum also Zeit für ein Meeting opfern, in dem der Berg an Arbeit nicht reduziert wird?

Weil es kurzsichtig wäre, das nicht zu tun. Bei einer Retrospektive geht es schließlich um eure Zusammenarbeit und wie ihr die verbessern könnt.

Dabei klingt die Logik bestechend: Alle vier Wochen eine zweistündige Retrospektive, ein Team von 6 Leuten, plus die nötige Vorbereitungszeit: Schade um die ganze verlorene, produktive Zeit, oder?

Gerade wenn Retrospektiven für ein Team oder gar ein Unternehmen noch neu sind, wenn das gesetzte Zeitlimit auch mal überschritten wird und der erhoffte große Wurf ausbleibt, drängt sich der Eindruck auf, dass Retrospektiven eher Zeit kosten als die Produktivität zu fördern.

Schlimmstenfalls versucht man erst gar nicht, mit Retrospektiven eine Verbesserung zu erzielen.

Wann ist denn Zeit für Verbesserung?

Eine gefährliche Situation.

Nichts verändert sich, wenn für die Verbesserung der eigenen Prozesse, der Kommunikation und Zusammenarbeit im Team keine Zeit ist. Wenn man weiter macht wie bisher, obwohl vielleicht schon jetzt nicht mehr alles reibungslos funktioniert.

„Wenn du jeden Tag 10 Minuten auf dem Pott verbringst, sind das 40 Stunden bezahlter Urlaub pro Jahr.“ (Facebook-Weisheit)

Woher soll die Zeit kommen, wenn man sie sich nicht nimmt?

Retrospektiven verlangen nach Regelmäßigkeit.

Eine Retrospektive am Ende des Projekts ist deshalb auch eher gut gemeint als gut gemacht. Weniger ein Motor für kontinuierliche Verbesserung als ein Tribut an die Zwänge der Zeit.

Gründe, um Retrospektiven als produktive Zeit zu betrachten

Wir sollten Retrospektiven meiner Meinung nach als produktive Zeit betrachten und ihnen die nötige Zeit einräumen.

Hier ein paar Gründe dafür:

Jede Retrospektive ist eine Chance sich zu verbessern

Wenn es gut läuft, erzeugt die Retro Feedback darüber, was gut läuft und wo es vielleicht knirscht.

Früheres Feedback ist eine frühe Chance zu reagieren.

Vielleicht merken wir, dass wir Aufgaben aus bloßer Gewohnheit verrichten, obwohl sie keinen erkenntlichen Mehrwert schaffen. Oder wir stoßen auf einen unerbittlichen Kampf des Teams gegen Hindernisse, die sich eventuell durch überschaubare Investitionen aus dem Weg räumen und die Performance steigern könnten.

Hilft uns das am Ende eines Projekts?

Vielleicht ja. Aber nicht für ein noch laufendes Projekt. Wären die Erkenntnisse auf das nächste Projekt übertragbar?

Sicher können wir da nicht sein.

Retrospektiven werden mit Regelmäßigkeit effektiver

Von der Theorie zur richtigen Ausführung zu einem Sieg ist es ein weiter Weg.

Ein Sportler wiederholt einzelne Bewegungsabläufe immer und immer wieder — bis er siegreich vom Platz geht vermutlich mehrere tausend Male.

Bevor ein Schüler eine eins in Mathe schreibt, wird er etliche Übungsaufgaben gerechnet und sich von Mal zu Mal verbessert haben.

Wie oft wird er beim Vorrechnen an der Tafel Fehler gemacht haben, bis er mit einem Siegerlächeln an seinen Platz zurückkehrt. Und dem guten Gefühl, der ganzen Klasse zeigen zu können, wie man das X in einer Gleichung auflöst.

Die Neuronale Plastizität ist Voraussetzung für sämtliche Lernprozesse.

Diese Fähigkeit erlaubt es Synapsen, Nervenzellen und ganzen Hirnarealen, sich an gestellte Aufgaben anzupassen und zu optimieren. Das setzt aber regelmäßige Impulse und Zeit für die Veränderung voraus.

Beim ersten, zweiten, dritten und vielleicht sogar beim hundertsten Mal tut’s vielleicht noch weh.

Also gelingt auch in einer Retrospektive nicht immer der große Wurf, aber steter Tropfen höhlt den Stein: Das Team und der Moderator werden besser.

Nicht jede Retrospektive ist gleich effektiv

Viele Faktoren entscheiden über Erfolg oder Misserfolg eines Arbeitsmeetings: Konzentration, Motivation, sogar die Laune.

Manchmal hat ein Teilnehmer einen Durchhänger und manchmal einen genialen Einfall.

Menschen neigen zur Vergesslichkeit

Wisst ihr, was ihr Dienstag vor einem Monat zu Mittag gegessen habt?

Oder wenigstens, ob es ein guter oder schlechter Tag war und wo ihr an diesem Tag wart?

Manche wissen es vielleicht, aber viele Menschen werden es vergessen haben. Je frischer eine Erinnerung, desto weniger geht vergessen.

Auch wenn eine Retrospektive Elemente beinhaltet, um die gemeinsame Erinnerung aufzufrischen, ist das besser — oder nicht?

Retrospektiven verbessern die Kommunikation im Team

Eine Retrospektive ist ein geschützten Rahmen, um auf Probleme hinzuweisen und Kritik zu äußern.

Dieses Meeting ist bewusst lösungsorientiert ausgerichtet — und so fällt es eventuell leichter Dinge anzusprechen, die sonst unter der Oberfläche rumoren würden und im Stress des Arbeitsalltags selten auf ein offenes Gehör treffen.

Dabei lernt man etwas über sich und seine Kollegen, macht bislang implizite Normen und Regeln transparent und kann Spannungen und Konflikte überwinden, die ungelöst eine produktive Zusammenarbeit hemmen.

Ein klarer Beitrag zum Teambuilding.

Deshalb verwundert es auch kaum, dass die Teaminterventionen nach West „regular formal reviews“ vorsehen, in denen „außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung“ über Ziele, Rollen und Strategien für eine effektive Zusammenarbeit reflektiert werden soll.

Verbesserung entsteht durch’s machen … und überprüfen

Schließlich führen Retrospektiven bei richtiger Durchführung zu konkreten Aktionsplänen.

Zu Experimenten, die einerseits in der Realität ausgetesten werden wollen, aus deren Erfolg oder Misserfolg dann aber auf jeden Fall etwas gelernt werden sollte.

Gibt es dafür einen geeigneteren Rahmen als in einer Retrospektive?

Wir können einen Unterschied machen — statt die Zeit gegen uns arbeiten zu lassen. Andere gucken auf die teure Uhr, die unter dem Hemd hervorlugt, und sagen, dass sie keine Zeit haben.

In meinem Blog www.chaosverbesserer.de findet ihr weitere Artikel zum Thema Zusammenarbeit verbessern. Dort erschien dieser Artikel auch schon in ähnlicher Form.

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Trying to improve the chaos called work - one article at a time. Blogging on Medium and on my blog chaosverbesserer.de.

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